Этап 3. "Оценка оптимальности и оптимизация бизнес-процессов"

Данный этап является ключевым в ходе всего проекта, так как от качества его выполнения зависит оптимальность будущей деятельности Компании. Не смотря на важность, продолжительность этапа, как правило, весьма мала (2-4 недели) и определяется исходя из количества описываемых процессов.

При проведении оценки оптимальности, анализу подвергаются следующие параметры бизнес-процесса:

• Унифицированность, обоснованность и достоверность исходных данных ("входы");
• Полнота и своевременность управляющих воздействий, их наличие;
• Оптимальность действий в рамках выполнения процедур бизнес-процесса;
• Оптимальность сроков выполнения работ;
• Достаточность ресурсов, как в количественном, так и в качественном аспекте;
• Качество промежуточных результатов и их достаточность для реализации последующих процедур;
• Качество, обоснованность и достоверность конечных результатов ("выходы") и их достаточность для реализации последующих бизнес-процессов.

Проведение оценки оптимальности по перечисленным параметрам приводит к достижению следующих результатов:

• Выявление неоправданного дублирования функций между сотрудниками (подразделениями) и "зон безответственности".
• Выявление зон не оптимальности, снижающих эффективность выполнения бизнес-процессов.
• Выявление резервов для снижения издержек по бизнес-процессам.

Результатом выполнения работ по данной части этапа является Заключение (отчет) о проведенном анализе бизнес-процессов Компании по заданным параметрам оценки, включающее предложения по усовершенствованию бизнес-процессов Компании. Данный отчет согласуется с руководителями и специалистами Компании, корректируется и является основанием для разработки оптимальных моделей бизнес-процессов ("как должно быть").

Оптимизация бизнес-процессов на данном этапе включает внесение принятых предложений по усовершенствованию бизнес-процессов в действующие модели. В дальнейшем данные модели будут использованы для разработки комплекта регламентирующих документов Компании.