Этап 5. "Разработка регламентирующих документов"

Регламентация бизнес-процессов - разработка и согласование инструкций по бизнес-процессам (БП) в составе, зафиксированном на этапе диагностики системы управления.

Регламентация БП на основе моделей "как должно быть" включает проведение следующих работ:

• Формализация требований к промежуточным результатам бизнес-процессов;
• Разработка документарных форм промежуточных и конечных результатов бизнес-процессов;
• Разработка проектов регламентов;
• Согласование проектов регламентов с руководителями и специалистами Компании-клиента;
• Внесение изменений на основании результатов согласования.

Несмотря на то, что наибольший эффект достигается при комплексном проведении работ, описанным выше, зачастую Компаниям необходимо просто зафиксировать существующий, правильный по их мнению ход бизнес-процессов. В этом случае этап регламентации бизнес-процессов может осуществляться с различной степенью предварительной проработки деловых процессов организации как самостоятельная услуга, не включающая в себя диагностику, оценку оптимальности и оптимизацию бизнес-процессов:

Вариант 1 - регламентация БП на основе моделей "как есть", формы документов промежуточных и конечных результатов предоставлены Заказчиком:

• Разработка проектов регламентов;
• Согласование проектов регламентов с экспертами Заказчика;
• Внесение изменений на основании результатов согласования.

Вариант 2 - регламентация БП на основе моделей "как есть", формы документов разрабатываются Исполнителем в ходе выполнения работ:

• Анализ требований (по форме, качеству и срокам) к промежуточным результатам бизнес-процессов на основе имеющихся данных;
• Формализация требований к промежуточным результатам бизнес-процессов;
• Разработка документарных форм промежуточных и конечных результатов бизнес-процессов;
• Разработка проектов регламентов;
• Согласование проектов регламентов с экспертами Клиента;
• Внесение изменений на основании результатов согласования.

Выбор варианта реализации этапа регламентации бизнес-процессов может осуществляться как до начала проекта, так и по завершении этапа диагностики системы управления.

Помимо основного результата реализации данного этапа в виде комплекта регламентирующих документов (стандартов, рабочих регламентов, инструкций, и т.п.) Компания получает ряд дополнительных эффектов:

• Повышение уровня технологической дисциплины сотрудников.
• Закрепление распределения зон ответственности, функций и механизмов взаимодействия между подразделениями Компании или между сотрудниками внутри подразделений.
• Снижение трудозатрат при введении в должность новых сотрудников и сокращение продолжительности адаптационного периода для вновь принимаемых на работу сотрудников.
• Минимизация трудозатрат при формировании требований к информационным системам, автоматизирующим различные аспекты деятельности Компании (подготовка к автоматизации деятельности Компании).
• Упорядочивание информационных потоков и снижение затрат на внедрение системы Документационного Обеспечения Управления.
• Сокращение усилий по внедрению Систем менеджмента качества (подготовка к сертификации, например, на базе международных стандартов серии ISO 9000).

Создание комплекта регламентирующих документов, безусловно, является основным результатом всего проекта, но, не смотря на это, он нуждается во внедрении.

Этап 6. "Внедрение регламентирующих документов"