Проблемы и решения

Регламентация деятельности способствует повышению эффективности деятельности Компании вследствие проектирования/перепроектирования состава и последовательности процедур выполнения работ, четкого распределения функций, разработке механизмов взаимодействия сотрудников и подразделений, форм планирования, учета и контроля.

Основные причины, формирующие необходимость описания (моделирования), оптимизации и регламентации направлений деятельности и отдельных бизнес-процессов Компании:

• Проблемы операционного характера: значительные издержки, большое количество брака, высокая длительность операций;
• Снижение эффективности деятельности и управления Компанией, сопровождаемое трудностями в определении проблемных областей;
• Реструктуризация Компании и/или смена собственников бизнеса, внедрение новых подходов к управлению;
• Подготовка к автоматизации деятельности Компании;
• Подготовка к внедрению Систем управления качеством (подготовка к сертификации);
• Значительный неконтролируемый рост численности персонала;
• Развитие Компании, сопровождаемое увеличением количества незафиксированных правил выполнения работ, непонятных для персонала и ведущих к возникновению дублирования функций между сотрудниками (подразделениями) и появлению "зон безответственности";
• Отсутствие прозрачности осуществления бизнес-процессов и распределения ответственности за результат;
• Подготовка к упорядочиванию информационных потоков и внедрению системы Документационного Обеспечения Управления;
• Реорганизация функциональной и организационной структур.

Наличие хотя бы одной из перечисленных проблемных зон или направлений развития организации свидетельствует о необходимости начала планомерной работы по формированию системы внутренних нормативных документов через регламентацию деятельности.

В рамках реализации проекта по формированию системы внутренних нормативных документов, как правило, выполняются следующие мероприятия:

• Определяются бизнес-процессы, приоритетные для эффективной работы Компании и соответствующие ее стратегическим целям;
• Проводится анализ и оценка оптимальности по параметрам: издержки, качество, информация, скорость принятия решений и т.п.;
• Строится оптимальная модель выполнения процесса;
• Определяются критерии качества, предъявляемые к конечному и промежуточным результатам, а также нормативы выполнения;
• Перерабатываются или разрабатываются формы - носители информации о ходе и результатах выполнения каждой операции;
• Разрабатываются административные инструкции (Регламенты), детально регламентирующие последовательность и содержание работ каждого сотрудника, участвующего в бизнес-процессе;
• Проводится инструктаж (тренинг) сотрудников.

По итогам проекта Компания-клиент получает:

• Современные формы управленческого планирования, контроля и учета, которые легко автоматизируются, но могут использоваться и в традиционном "бумажном" виде;
• Сформированную прозрачную и упорядоченную структуру бизнес-процессов. Повышение прозрачности и управляемости процессов Компании, позволяющие принимать управленческие решения, адекватные сложившейся ситуации как внутри Компании, так и в ее подразделениях;
• Определение показателей эффективности бизнес-процессов;
• Повышение эффективности деятельности за счет использования выявленных резервов и/или изменения технологии осуществления основных, вспомогательных или управленческих бизнес-процессов;
• Сокращение издержек при снижении операционных проблем;
• Подробные инструкции по выполнению бизнес-процессов, которые дают возможность сотрудникам качественно выполнять свои обязанности и оставляют за ними право на самостоятельное принятие решений в рамках их областей ответственности;
• Фиксированное распределение зон ответственности, функций и механизмов взаимодействия между подразделениями Компании или сотрудниками внутри подразделений;
• Сформированную исходную информацию для автоматизации деятельности Компании, внедрения систем управления качеством;
• Повышение уровня технологической дисциплины сотрудников;
• Снижение трудозатрат при введении в должность новых сотрудников и сокращение продолжительности адаптационного периода для вновь принимаемого на работу персонала.

Все перечисленные эффекты достигаются проведением комплекса работ, успешно реализованных на многих российских предприятиях в различных сферах бизнеса.